Verifactu: guía sencilla para no perderte con el nuevo sistema de facturación

Imagina la escena: un día Hacienda te pide todas tus facturas de los últimos años.

Tu programa de facturación se conecta, genera un archivo y, en segundos, la Agencia Tributaria ve toda tu actividad, ordenada, sellada y sin posibilidad de haber borrado nada.

Eso, en esencia, es lo que hay detrás de Verifactu.

• La buena noticia: si te adaptas bien, ganas control y tranquilidad.

• La mala noticia: si no lo haces, las sanciones pueden llegar hasta 50.000 € por año solo por tener un programa que no cumpla la norma (art. 201 bis LGT, introducido por la Ley Antifraude 11/2021).

En esta guía te lo vamos a explicar sin tecnicismos:
Qué es Verifactu, a quién afecta, qué plazos hay, qué significa eso de “Verifactu” y “no Verifactu”, y cómo encaja todo esto con programas como Holded y con tu asesoría fiscal.

1. Qué es realmente Verifactu (y qué no es)

Lo primero:

Verifactu no es un programa concreto.

Es el nombre que usa la Agencia Tributaria para hablar del nuevo marco de:

• Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) regulados por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que desarrolla lo que ya decía la Ley General Tributaria (art. 29.2.j LGT) tras la Ley Antifraude.

En la práctica, Verifactu significa que tu programa de facturación debe:

• Registrar cada factura en un sistema interno, con un “rastro” técnico (fecha, tipo de operación, importe, identificador, etc.).
• Impedir borrar o alterar esas facturas sin dejar huella.
• Conservar los datos de forma segura, accesible y legible durante todo el periodo de prescripción.
• Estar preparado para que Hacienda pueda verificar esos registros, ya sea:

• • en tiempo real (modo Verifactu), o

  • cuando te lo soliciten en una comprobación (modo no Verifactu).

Por tanto:

• Verifactu no es una app concreta,

• Es el conjunto de reglas que cualquier software de facturación debe cumplir a partir de las fechas que veremos ahora.

2. A quién afecta Verifactu y desde cuándo

La norma no afecta a todo el mundo por igual.

2.1. A quién se aplica

Están dentro del Reglamento de SIF (y por tanto de Verifactu) los:

• Empresarios y profesionales que tributan en:

  • IRPF (autónomos),

  • Impuesto sobre Sociedades (SL, SA, etc.),

  • o IRNR con establecimiento permanente,

• Que utilizan un sistema informático para emitir facturas en territorio común (no territorios forales).

Quedan fuera, entre otros:

• Quienes están en SII (Suministro Inmediato de Información).

• Quienes solo facturan en papel, sin usar software de facturación.

• Ciertos supuestos muy específicos previstos en el propio Reglamento.

2.2. Plazos clave

A día de hoy, el calendario que maneja la AEAT (tras el RD 254/2025) es:

• Desde el 28 de julio de 2025

  • Solo pueden comercializarse programas de facturación adaptados al Reglamento SIF.

• Desde el 1 de enero de 2026

  • Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (SL, SA, etc.) que usen software de facturación deberán trabajar con un SIF adaptado.

• Desde el 1 de julio de 2026

  • El resto de obligados que usen software de facturación (autónomos, microempresas, profesionales, etc.) también deberán estar adaptados.

Idea clave que conviene remarcar a cualquier cliente:

Verifactu solo afecta a quien factura con software.
Quien sigue facturando 100 % en papel, de momento, queda fuera del Reglamento SIF (otra cosa será la futura factura electrónica obligatoria).

3. Qué es un Sistema Informático de Facturación (SIF)

A efectos de Verifactu, la AEAT considera SIF a cualquier sistema que:

• Se usa para meter datos de facturas.

• Procesa y guarda esos datos.

• Sirve para emitir facturas o listados con efectos fiscales.

Ejemplos de SIF

• Programas de facturación online.

• ERPs (como Holded, Sage, A3, etc.) que gestionan facturas.

• TPV que generan facturas o están conectados a un módulo de facturación.

• Software a medida que emite y registra facturas.

Qué no suele ser SIF

• Un talonario en papel, numerado y rellenado a mano.

• Un Excel que solo usas como apoyo, sin automatismos ni emisión de facturas.

Pero ojo: si el Excel se usa como programa de facturación (con numeración, macros, plantillas, etc.), podría ser considerado SIF y, entonces, tendría que cumplir los requisitos del Reglamento, cosa muy difícil en la práctica.

4. Verifactu vs. no Verifactu: dos modos de cumplir la norma

Aquí es donde suele haber más confusión, así que vamos al grano.

La propia AEAT dice que hay dos modalidades válidas para cumplir el Reglamento:

1. Modalidad VERI*FACTU

2. Modalidad no Verifactu (conservación de los registros en tu sistema)

Tú no estás obligado a una concreta.
Lo obligatorio es tener un SIF adaptado; la modalidad la eliges tú (o tu asesoría contigo).

4.1. Modo VERI*FACTU (envías las facturas a Hacienda casi en tiempo real)

En esta modalidad, tu programa:

• Remite en línea a la AEAT todos los registros de facturación de las facturas que emites, a través de Internet y de forma continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva e instantánea.

• Hacienda custodia esos datos, así que tú no soportas tanta carga de conservación técnica de esos registros.

• Las facturas incluyen un código QR y pueden llevar la leyenda de “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

Ventajas prácticas:

• Más seguridad en una inspección: la AEAT ya tiene la información.

• Menos exigencias internas de firma y controles avanzados de registros.

• Imagen de transparencia ante clientes y proveedores.

4.2. Modo no Verifactu (no remites los registros en tiempo real)

Aquí también cumples el Reglamento, pero:

• No envías los registros a Hacienda en el momento.

• Tu SIF tiene que guardar y proteger todos los registros de facturación y de evento (correcciones, incidencias, errores, etc.).

• Debe garantizar por sí mismo:

  • Integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos durante todo el periodo de prescripción, sin “huecos” ni alteraciones no anotadas.

En la práctica, eso significa más exigencias técnicas:

• Firmar electrónicamente los registros.

• Detectar y registrar errores en el encadenamiento de los datos.

• Mantener el reloj del sistema con una precisión muy estricta.

Y, si Hacienda te lo pide, tendrás que exportar y remitir todos los registros desde tu sistema.

4.3. ¿Cuándo “entras” en Verifactu?

• Pasas a estar en modalidad VERI*FACTU en el momento en que empiezas a enviar de forma sistemática todos tus registros de facturación a la AEAT.

• Una vez dentro, debes mantener esa modalidad al menos hasta final de año; no puedes ir conectando y desconectando Verifactu cada poco tiempo.

Resumiendo esta parte en una frase:

Si usas software, el Reglamento te obliga a tener un SIF adaptado.
Lo que es opcional es si ese SIF funciona como VERI*FACTU o como no Verifactu.

5. Cambios visibles en tu facturación con Verifactu

Aunque por dentro haya mucha “chapa técnica”, tú notarás sobre todo estos cambios:

5.1. En las facturas que ve tu cliente

Con un SIF adaptado:

• Tus facturas llevarán un código QR con información básica de la operación.

• Cada factura tendrá un identificador único, que no se puede reutilizar ni modificar.

• Si usas modo VERI*FACTU, aparecerá la leyenda de que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT.

5.2. En el funcionamiento interno del programa

Tu software deberá:

• Crear un registro encadenado por cada factura (alta, rectificación, anulación).

• Impedir borrar facturas sin dejar rastro. Si te equivocas, se corrige con una factura rectificativa, no tocando la antigua.

• Poder exportar todos los registros en el formato estándar que marca Hacienda.

O dicho de otro modo:
Verifactu no cambia qué impuestos presentas, pero sí cómo debe trabajar tu programa para que Hacienda se fíe de tus datos.

6. Sanciones por no adaptarte (el palo de la película)

La Ley General Tributaria, en el art. 201 bis, establece sanciones específicas por:

• Tener o usar un programa de facturación que permita llevar una “contabilidad B” o que no garantice integridad y trazabilidad. Las sanciones pueden ser para usuarios (empresas y autónomos): 50.000 € por año por tener o usar un software no conforme, aunque solo emitas unas pocas facturas.

Por eso, seguir facturando con programas “caseros”, Excel con macros o software antiguo no adaptado es, a partir de 2026, una mala idea.

7. Verifactu y Holded: cómo puede ayudarte un buen programa

Muchos negocios ya trabajan con herramientas en la nube como Holded, que se presentan como SIF preparados para la Ley Antifraude y el Reglamento Verifactu.

En términos prácticos, esto significa que:

• Holded puede configurarse para trabajar como VERI*FACTU (enviando los registros a la AEAT) o como sistema no verificable, según lo que tenga sentido para tu negocio.

• El propio sistema se encarga de:

  • Generar los registros en el formato exigido.

  • Firmarlos cuando corresponde.

  • Enviarlos a Hacienda y gestionar la respuesta.

  • Incluir el QR y la información de verificación en la factura.

Si combinas un software así con una asesoría fiscal online que lo maneje a diario, el cambio a Verifactu se convierte en algo bastante llevadero:

• Evitas sorpresas con sanciones.

• Ordenas tu facturación y tu contabilidad.

• Y conviertes una obligación legal en una oportunidad para profesionalizar la gestión de tu negocio.

8. Checklist rápido: ¿estás ya preparado para Verifactu?

Te dejamos una mini lista para revisar tu situación en 2 minutos. Si usas software:

-¿Te han confirmado que está adaptado al RD 1007/2023?

-¿Sabes si te afecta la fecha del 1 de enero de 2026 (si eres sociedad) o del 1 de julio de 2026 (si eres autónomo u otro profesional)?

-¿Has decidido con tu asesoría si vas a trabajar en modo VERI*FACTU o en modo no Verifactu?

-¿Sigues usando Excel u hojas sueltas como “programa de facturación”? (spoiler: no es buena idea).

-¿Tu equipo sabe que ya no se pueden borrar facturas en el sistema, solo rectificarlas?

Si has dudado en varias de estas preguntas, es buen momento para sentarte con una asesoría fiscal que domine Verifactu, revisar tu programa de facturación (Holded u otro) y dejarlo todo bien atado antes de que lleguen las fechas límite.

9. Cómo te ayudamos desde Asesores Cloud

En Asesores Cloud trabajamos a diario con autónomos y pymes que:

• Tienen dudas con Verifactu,

• Quieren saber si su software cumple,

• O directamente necesitan que alguien les deje todo listo y les explique el cambio “en cristiano”.

Te ayudamos a:

1. Revisar cómo estás facturando hoy.
2. Ver si tu programa (por ejemplo, Holded) está bien configurado para Verifactu.
3. Elegir la modalidad que más te convenga (VERI*FACTU o no Verifactu).
4. Alinear la facturación con tus impuestos (IVA, IRPF, Sociedades…).
5. Formar a tu equipo para que use el sistema correctamente.

La idea es sencilla:
que tú te ocupes de tu negocio, y nosotros de que Hacienda no te quite el sueño con Verifactu.